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1、1excel和word补充内容戴政国戴政国2010年秋年秋2一、数据的有效性 在录入电子表格数据时，如果需要提示录入在录入电子表格数据时，如果需要提示录入数据的有效性范围，或者在录入数据超界时数据的有效性范围，或者在录入数据超界时需要及时提示，可以使用条件格式功能。需要及时提示，可以使用条件格式功能。 补充实验一：补充实验一： 1、先录入一个学生成绩表，如下图所示。、先录入一个学生成绩表，如下图所示。 2、数学、语文、外语分数有效范围为、数学、语文、外语分数有效范围为0100分，而计算机为分，而计算机为0150分。这样可以先对数分。这样可以先对数学、语文、外语成绩设置数据有效区域是学、语文、外
2、语成绩设置数据有效区域是0100，而计算机成绩的数据有效区域为，而计算机成绩的数据有效区域为01503 方法：方法： （1）选定数学、语文、外语的数据区域。）选定数学、语文、外语的数据区域。 （2）执行：数据）执行：数据/有效性有效性 弹出对话框。弹出对话框。 在设置标签里设置：整数介于在设置标签里设置：整数介于0100 在输入信息签里设置：成绩在在输入信息签里设置：成绩在0100之间之间 在出错警告签里设置：在出错警告签里设置： a、样式组合列表框里选、样式组合列表框里选“警告警告” b、标题里录入、标题里录入“数据出界数据出界” c、在出错信息里录入、在出错信息里录入“成绩有效范围为成绩有
3、效范围为0100” 整个设置顺序如下图所示：整个设置顺序如下图所示：45 结果：结果： （1）把指标框放在数学、语文、外语区域）把指标框放在数学、语文、外语区域里，马上显示出提示文字：成绩在里，马上显示出提示文字：成绩在0100之之间。这是间。这是“输入信息输入信息”标签中录入的内容。标签中录入的内容。6 （2）只要录入的成绩在）只要录入的成绩在0100之间，不会出错，之间，不会出错，如果超界了会马上弹出如果超界了会马上弹出“出错警告出错警告”，如下图所，如下图所示：示：7 3、选定计算机成绩这一列的数据后，再执、选定计算机成绩这一列的数据后，再执行命令：行命令： 数据数据/有效性有效性 设置
4、计算机成绩的有效范围介于设置计算机成绩的有效范围介于0150之间，之间，在在“录入信息录入信息”标签中录入标签中录入“有效范围为有效范围为0150”，在，在“出错警告出错警告”标签中录入标签中录入“录录入数据超过有效范围，入数据超过有效范围，请请重新录入！重新录入！” 最后的设置情况如下图所示。最后的设置情况如下图所示。8演示例子演示例子:9二、条件格式 在成绩表中，如果要用红色显示不及格的在成绩表中，如果要用红色显示不及格的学生成绩，或者用紫色显示优秀成绩，可学生成绩，或者用紫色显示优秀成绩，可以用条件格式。以用条件格式。 方法：方法： 1、选择数据区域、选择数据区域 2、格式、格式/条件格
5、式，弹出对话框。条件格式，弹出对话框。 在对话框中设置格式。格式主要有字体、在对话框中设置格式。格式主要有字体、字形和字体颜色。字形和字体颜色。10设置为红色11 最后的结果为：最后的结果为： 成绩小于成绩小于60分单元格将为红色显示。分单元格将为红色显示。 演示例子演示例子:12三、公式审核 方法：方法： 1、执行菜单命令：、执行菜单命令： 工具工具/公式审核公式审核/显示显示“公式审核公式审核”工具栏工具栏13 2、追踪引用单元格和移去引用单元格追踪箭头线：、追踪引用单元格和移去引用单元格追踪箭头线： 方法：方法：a、先选定公式统计单元，然后选定、先选定公式统计单元，然后选定公式审核公式审
6、核工具栏上的工具栏上的追踪引用单元格追踪引用单元格，可以看到表格数据区，可以看到表格数据区里引用标志，如下图所示。里引用标志，如下图所示。 b、在选定公式统计单元格时（例如选定、在选定公式统计单元格时（例如选定e3单元），单元），可以选定可以选定移动引用单元格追踪箭头移动引用单元格追踪箭头可取消蓝色箭头可取消蓝色箭头线。线。14 3、追踪从属单元格和移去从属单元格追踪箭头线：、追踪从属单元格和移去从属单元格追踪箭头线： 方法：方法：a、选定某个从属单元格，选择、选定某个从属单元格，选择追踪从属单元追踪从属单元格格，可看到从数据区到统计公式所在单元格的蓝色箭，可看到从数据区到统计公式所在单元格的
7、蓝色箭头线，如下图所示。头线，如下图所示。 b、在不取消选定从属单元格的情况下，直接选定、在不取消选定从属单元格的情况下，直接选定移移去从属单元格追踪箭头去从属单元格追踪箭头按钮可取消从属单元格的蓝色按钮可取消从属单元格的蓝色箭头线。箭头线。15 4、取消所有追踪箭头线、取消所有追踪箭头线 单击选择单击选择取消所有追踪箭头线取消所有追踪箭头线按钮可以移去按钮可以移去“追踪引用单元格箭头线追踪引用单元格箭头线”和和“追踪从属单元格追踪从属单元格箭头线箭头线”。相当于同时执行了。相当于同时执行了移去引用单元格追移去引用单元格追踪箭头踪箭头按钮和按钮和移去从属单元格追踪箭头移去从属单元格追踪箭头按钮
8、。按钮。 5、圈释无效数据、圈释无效数据 以以“数据有效性设置的条件数据有效性设置的条件”为准，不满足条件为准，不满足条件的数据项将被圈释。例如圈释成绩小于的数据项将被圈释。例如圈释成绩小于60分的单分的单元格。元格。 方法：方法：a、选定成绩的数据区。、选定成绩的数据区。 b、执行：数据、执行：数据/有效性，弹出对话框，设置条件有效性，弹出对话框，设置条件为：整数大于等于为：整数大于等于60分。分。 c、这样选定、这样选定圈释无效数据圈释无效数据按钮，可以看到成绩按钮，可以看到成绩数据里不满足有效性数据单元格会被圈释。数据里不满足有效性数据单元格会被圈释。1617 圈释无效数据与条件格式的功
9、能相近，都是显示出特圈释无效数据与条件格式的功能相近，都是显示出特殊数据。数据不满足殊数据。数据不满足有效性有效性条件时将被圈释，而数据条件时将被圈释，而数据满足满足条件格式条件格式条件时将以条件格式显示。条件时将以条件格式显示。演示例子演示例子:18四、if函数的应用 if（条件，值（条件，值1，值，值2）。）。 如果条件为真，如果条件为真，if函数的值为函数的值为值值1，否则为，否则为值值2。 例如，使用成绩表中的平均分对学生进行分类。陈虹的例如，使用成绩表中的平均分对学生进行分类。陈虹的等级计算公式为：等级计算公式为： =if(g2=90,“优秀优秀”,if(g2=80,“良良好好”,i
10、f(g2=70,“中等中等”,if(g2=60,“及格及格”,“不及不及格格”) 例子演示例子演示:19五、%数据的使用 在成绩表中，平时成绩占在成绩表中，平时成绩占20%，实验占，实验占30%，笔，笔试占试占50%，那么要计算总成绩。，那么要计算总成绩。 公式：公式： 平均成绩平均成绩*20%+实验成绩实验成绩*30%+笔试成绩笔试成绩*50% 具体例子如下图所示：具体例子如下图所示：实例演示实例演示20六、学号000001怎么录入？ 这是字符串，不是数值。所以在录入时要按字符这是字符串，不是数值。所以在录入时要按字符串的方式录入。串的方式录入。 方法方法 一：在录入前先加一个半角字符单引号
11、。例一：在录入前先加一个半角字符单引号。例如如000001。这样就可以录入字符串了。半角字。这样就可以录入字符串了。半角字符单号是控制字符，表示左对齐。在符单号是控制字符，表示左对齐。在excel中，中，所有字符串都左对齐，所有数值都右对齐。所有字符串都左对齐，所有数值都右对齐。 方法二：把把要录入方法二：把把要录入000001类学号的区域选定，类学号的区域选定，然后执行然后执行“格式格式/单元格单元格”命令，弹出对话框，选命令，弹出对话框，选择择“数字数字”标签，再选定标签，再选定“文本文本”选项，请看下选项，请看下图，图，确定确定以后就可以直接录入以后就可以直接录入000001了。了。 实
12、例演示实例演示2122七、excel中常用格式工具 操作方法：操作方法： 1、选定文字区域、选定文字区域 2、选择对应的工具按钮。、选择对应的工具按钮。23八、word背景水印 格式格式/背景背景/水印水印 弹出对话框，可根据需要设置图片水印和弹出对话框，可根据需要设置图片水印和文字水印。文字水印。24九、期末注意事项 1、2010级的同学以等级考试成绩作为本课程的结业级的同学以等级考试成绩作为本课程的结业成绩。明年成绩。明年3月开学以后注意通知，最好报考重庆高月开学以后注意通知，最好报考重庆高教委组织的等级考试。目前教务处也认可全国等级教委组织的等级考试。目前教务处也认可全国等级考试，但费用
13、要贵考试，但费用要贵4倍。我们的教学组织都是按重庆倍。我们的教学组织都是按重庆市等级考试准备的，同学们最好报考重庆市的等级市等级考试准备的，同学们最好报考重庆市的等级考试。考试。 2、同学们一定要集体组织打印笔试资料，这样才保、同学们一定要集体组织打印笔试资料，这样才保证一次性通过等级考试。证一次性通过等级考试。 3、我向大家保证，只要同学位按我的方法准备，肯、我向大家保证，只要同学位按我的方法准备，肯定定100%一次性通过。一次性通过。 4、重庆市计算机等级考试时间春季都在四月份、重庆市计算机等级考试时间春季都在四月份20号号以后的第一个星期六，秋季一般在以后的第一个星期六，秋季一般在11月
14、份中旬的一月份中旬的一个周六。上午笔试，下午上机。笔试和上机都要个周六。上午笔试，下午上机。笔试和上机都要60分以上才能通过。分以上才能通过。25十、ppt插入多媒体 1、直接录音、直接录音 命令：插入命令：插入/影片和声音影片和声音/录制声音录制声音 弹出录音机弹出录音机 选定录音键后可以现场直接录音，把幻灯片选定录音键后可以现场直接录音，把幻灯片上的解说词录入到声音中。上的解说词录入到声音中。 录音完成以后，选定录音完成以后，选定确定确定按钮，在幻灯片按钮，在幻灯片上形成一个喇叭图标。上形成一个喇叭图标。 在放映时选定喇叭图标，可以放出录音。在放映时选定喇叭图标，可以放出录音。26 2、在
15、幻灯片上插入声音文件或者电影文件、在幻灯片上插入声音文件或者电影文件 命令：插入命令：插入/影片和声音影片和声音/文件中的影片文件中的影片 或者或者 插入插入/影片和声音影片和声音/文件中的声音文件中的声音 弹出对话框，可以在幻灯片中插入影片对象或者声音弹出对话框，可以在幻灯片中插入影片对象或者声音对象。对象。 插入的声音文件类型：插入的声音文件类型： mp3,wma, wav,midi,au,aiff 插入的影片文件类型：插入的影片文件类型： wmv,avi,mpeg(vcd文件文件), asf,dvr-ms 高清晰高清晰wmv文件可以用，但文件可以用，但avi的高清晰文件不能用。的高清晰文件不能用。mpeg只能用只能用vcd文件，即只能用文件，即只能用mpeg1格式的文件，格式的文件，不能用不能用 mpeg2（svcd)和和dvd文件。文件。2728 演示：现场插入一段演示：现场插入一段wmv文件或者文件或者mpeg文件或者文件或者avi文件。文件。实况演示实况演示29十一、ppt做自定义动画 方法：方法： 1、选定欲做动画的对象。、选定欲做动
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